Управление функцией закупок

• Разработка и актуализация стратегии трансформации/ функциональной стратегии
• Диагностика функции закупок: анализ текущего состояния, выявление «болевых точек» и возможностей для улучшения
• Трансформация функции закупок
• Стратегическое управление поставщиками. Разработка программ управления эффективностью деятельности контрагентов
• Разработка целевой операционной модели: оптимизация операционных процессов «от планирования до оплаты»
• Разработка и внедрение трансформационных процессов для сокращения сроков обеспечения потребности, повышение оборачиваемости и сокращение невостребованных запасов, оптимизация каналов снабжения и договорной работы, оптимизация транзакционных процессов и снижение трудозатрат

• Внедрение модели стратегического сорсинга (категорийные и контрактные стратегии)
• Разработка и внедрение категорийных стратегий, поддержка проведения закупочных процедур и контрактации
• Запуск пилотных проектов по внедрению инициатив, поддержка работы в пилотах и управление изменениями
• Разработка и внедрение системы оценки, развития и управления эффективностью поставщиков

• Цифровизация сквозного процесса закупок и поставок
• Разработка и прототипирование цифровых сервисов, включая порталы контрагентов и интеграции с системами проверки контрагентов (например: собственный продукт ТеДо – Интелла).
• Создание аналитических платформенных решений для BI-отчетности, включая «кубы закупок»
• Оптимизация закупочных НСИ, включая концепцию, нормализацию и развитие НСИ
• Разработка и внедрение закупочных ИИ помощников

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА:

• Необходимость повышения уровня планирования потребности и сокращение сроков закупочной процедуры

КЛЮЧЕВЫЕ РАБОТЫ:

Диагностика функции закупок:

• Проведение интервью
• Анализ нормативной документации
• Выявление «болевых точек» в процессе закупок
• Разработка рекомендаций по повышению эффективности функции закупок
• Формирование дорожной карты сроков внедрения

Разработка целевых процессов:

• Разработка моделей процессов «от планирования потребности до оплаты»
• Формирование рекомендаций по актуализации локально-нормативной документации, регулирующей закупки
• Разработка матрицы распределения полномочий

ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОЕКТА БЫЛИ РАЗРАБОТАНЫ:

• Отчет по итогам диагностики функции закупок и снабжения с указанием перечня «болевых точек» и мероприятий по их устранению
• Модели целевых процессов «от планирования потребности до оплаты» (нотация BPMN 2.0, 21 модель 3-го уровня)
• Матрица распределения полномочий
• Набор мероприятий по повышению эффективности функции закупок и снабжения, дорожная карта по их внедрению
• Презентационный материал по ключевым изменениям в сквозном процессе закупок и снабжения

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА:

• Lean-менеджмент успешно внедрён на производстве
• Перед Блоком Операционной эффективности была поставлена задача масштабировать систему Lean-менеджмент на другие функции Компании
• Целью внедрения методологии является построение системы достижения стратегических целей Компании на всех управленческих уровнях
• В качестве пилотной функции для внедрения методологии выбрана функция Снабжения, фокус которой направлен в том числе на улучшение кросс-функционального взаимодействия и повышение производительности закупочного процесса (инвестиционные закупки)

КЛЮЧЕВЫЕ РАБОТЫ:

• Анализ процессов и выработка рекомендаций по повышению их эффективности
• Анализ текущих инструментов и разработка целевой системы Lean-инструментов
• Определение перечня из 10 приоритетных процессов для оптимизации
• Выявление «болевых точек» и их корневых причин в процессе инвестиционных закупок
• Разработка гипотез по оптимизации процессов
• Проведение процессных сессий для валидации гипотез по оптимизации процессов

ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОЕКТА БЫЛИ РАЗРАБОТАНЫ:

• Оценка текущего уровня развития системы Lean
• Перечень «болевых точек» и их корневые причины
• Рекомендации по улучшениям в процессах, включенных в периметр внедрения
• Рекомендации по развитию Lean-методологии, включая подход к диагностике Lean

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА:

• По результатам диагностики были выявлены точки для совершенствования и автоматизации сквозного процесса закупок и снабжения

КЛЮЧЕВЫЕ РАБОТЫ:

• Формирование целевой архитектуры процессов организации закупок и снабжения и целевой иерархии нормативных документов
• Описание целевых бизнес-процессов и формирование регламента сквозного процесса организации закупок и снабжения
• Формирование матрицы распределения ролей по подразделениям организационной структуры, показателей результативности процессов, дорожной карты внедрения и доработки нормативных и методологических документов, связанных с процессом организации закупок и снабжения
• Формирование функциональных требований к информационным системам для автоматизации целевого сквозного процесса организации закупок и снабжения

ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОЕКТА БЫЛИ РАЗРАБОТАНЫ:

• Отчет о текущем состоянии бизнес-процессов и архитектуры процессов организации закупок и снабжения
• Модели и описания целевых бизнес-процессов
• Единая политика и Регламенты, описывающие целевое состояние бизнес-процессов закупок и снабжения
• Матрица распределения ролей по подразделениям организационной структуры
• Ключевые показатели результативности целевых бизнес-процессов и методики их расчета
• Дорожная карта внедрения и доработки нормативных и методических документов
• Методическое пособие по поддержанию в актуальном состоянии описаний и нормативных документов процесса организации закупок и снабжения
• Функциональные требования для автоматизации целевого сквозного процесса организации закупок и снабжения

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА:

• Необходимость повышения эффективности процессов МО, а также сокращение объема транзакций

КЛЮЧЕВЫЕ РАБОТЫ:

• Анализ текущего состояния бизнес-процессов управления некоммерческими закупками в МО
• Формирование инициатив по повышению эффективности процессов МО и дорожной карты
• Выгрузка базы данных по НКЗ и проведение цифрового анализа
• Определение 10-ти категорий с наибольшим объемом транзакций
• Проведение сравнительного анализа с рынком
• Проведение воркшопов по сквозным процессам с участием смежных подразделений

ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОЕКТА БЫЛИ РАЗРАБОТАНЫ:

• Данные по текущим трудозатратам, производительности и срокам сквозного процесса
• Сравнение с лучшими практиками ритейла и компаний электронной коммерции
• Реестр гипотез по повышению эффективности сквозного процесса
• Дэшборд в Power BI с результатами анализа процессов
• Оценка эффекта от реализации инициатив в FTE
• Дорожная карта реализации инициатив

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА:

• Необходимость повышения операционной эффективности функции НТЗ и разработки оптимальной операционной модели, в том числе целевых процессов, распределения полномочий и метрик эффективности

КЛЮЧЕВЫЕ РАБОТЫ:

• Диагностика слабых сторон функционирования НТЗ и выявление областей улучшений путем разработки мероприятий по повышению эффективности функции НТЗ
• Разработка сквозного процесса НТЗ и моделей целевых процессов 3 уровня в нотации BPMN
• Формирование целевой организационной структуры, с описанием распределения полномочий и разработкой модели расчета целевой численности штатных единиц
• Формирование внутреннего SLA (serviсe level agreement) и набора целевых ключевых показателей эффективности для функции НТЗ, включая описание методик их расчета
• Подготовка бизнес-требований для автоматизации процессов

ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОЕКТА:

• Определен формат целевой операционной модели функции НТЗ для обеспечения высокого уровня клиентоориентированности, сокращения длительности процесса проведения закупочных процедур и перехода на более высокий уровень зрелости функции НТЗ
• Оптимизирован подход к управлению категориями затрат и проведена их централизации на базе функции НТЗ
• Определен реестр верхнеуровневных бизнес-требований к автоматизации, с привязкой к существующим ИТ-системам с детализацией до 3 уровня бизнес-процессов
• Реализованы мероприятия по повышению эффективности функции НТЗ с заложением основы для непрерывного управления затратами

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА:

• Возникла необходимость разработать категорийную стратегию, отвечающую текущим и потенциальным вызовам на рынке, повысить управленческую и экономическую эффективность закупок

КЛЮЧЕВЫЕ РАБОТЫ:

• Анализ внутренней среды, включая общую характеристику текущего состояния и определение болевых точек
• Анализ внешней среды, включая анализ рыночных трендов, предоставление перечня рекомендованных поставщиков и списка инициатив по повышению эффективности работы с категорией
• Определение количественных и качественных эффектов от внедрения предложенных инициатив
• Подготовка план-графика внедрения инициатив с указанием ответственных

ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОЕКТА:

• Проведена диагностика всего процесса закупки от формирования потребности до процесса проведения тендера и заключения договора
• Проанализирована динамика потребности и закупок за 4 года
• Проанализированы основные рыночные тренды и риски, представлены возможные схемы и каналы поставок, ценовой бенчмарк, профили поставщиков для всех вариантов поставок
• Представлено до 8 инициатив со сроком реализации от 1 месяца и с экономическими эффектами со сроком получения до 2 лет

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА:

• Возникла необходимость диагностике закупочной функции для формирования рекомендаций по устранению и/или минимизации узких мест и неэффективных процессов в функции закупок

КЛЮЧЕВЫЕ РАБОТЫ:

• Анализ текущей ситуации на основе полученных статистических данных и регламентных документов
• Проведение интервью с ключевыми специалистами
• Определение уровня удовлетворенности сервисом службы закупок путем анкетирования
• Выявление узких мест и областей неэффективности текущем процессе закупок, формирование реестра «болевых точек»
• Разработка рекомендаций по устранению и/или минимизации выявленных узких мест и неэффективностей процессе закупок с учётом лучших мировых практик
• Формирование верхнеуровневого описания целевого процесса закупок

ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОЕКТА:

• Сформирован отчет о диагностике закупочной функции    
• Набор аналитик по ситуации «AS IS» на основании данных по обследованию документов и бизнес-процессов
• Сформирована «тепловая карта» текущего процесса закупок и перечень «болевых точек» в разрезе процессов
• Сформировано описание целевого бизнес-процесса «TO BE»
• Сформирован GAP-анализ операционных и стратегических процессов
• Определены и детализированы ключевые инициативы для оптимизации закупочной функции, в т.ч. с учетом план-графика и приоритета их внедрения

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА:

• Возникла необходимость в трансформации и цифровизации закупочной функции компании

КЛЮЧЕВЫЕ РАБОТЫ:

• Аудит закупочной функции
• Разработка стратегии трансформации закупочных процессов
• Внедрение цифровых инструментов и технологий для автоматизации процесса закупок
• Повышение качества прогнозирования закупок
• Оптимизация процессов поставок

ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОЕКТА:

• Повысилась прозрачность и эффективность закупочных процессов
• Оптимизировались расходы компании
• Осуществлена полная синхронизация процессной карты функции закупок и используемых IT-инструментов, практически все процессы выполняются в цифровой среде
• Повысилась эффективность управления контрагентами (подрядчиками)
• Реализована мобильная доступность к системе отчетов с контролем статуса поставок в реальном времени
• В несколько раз повысилась оборачиваемость запасов