Создание инструмента мониторинга и непрерывного улучшения процессов на базе Process Mining

Вертикально-интегрированная металлургическая компания
Анализируемый процесс: Закупки (P2P*)
*P2P - Procure-to-Pay «от закупки до оплаты»

• Сложности в отслеживании и анализе ключевых этапов процесса P2P
• Нет понимания единой картины процесса, что препятствует эффективному циклу непрерывного улучшения и принятию обоснованных решений

Необходим инструмент сквозного анализа процессов, который позволит системно выявлять и реализовывать возможности для оптимизации

• Создание платформы для обеспечения прозрачности процесса P2P функции закупок
• Выявление потенциала оптимизации, разработка карты мероприятий

• 20 млн руб. - подтвержденный клиентом минимальный эффект от карты инициатив
• На 10% повысился уровень автоматизации этапа создания и обработки заказов, благодаря внедрению мероприятий из карты инициатив
• Уменьшилась на 14 дней длительность цикла процесса за счет точечного пересмотра и корректировки плановых сроков поставки
• На 4% снизились риски от общего объема затрат на закупки за счет управления затоваренностью складов, контроля ранних поставок и предотвращения операций с нарушением процедур согласования
• Внедрена модель прогнозирования срыва сроков поставок (вероятность более 90%), на основе которой настроена система уведомлений для предотвращения срыва

Международный производитель напитков и других продуктов питания
Анализируемый процесс: Продажи(O2C*)
*O2C - Order-to-Cash «от заказа до наличных»

• Департамент поддержки продаж сталкивается с высокими трудозатратами, что снижает общую эффективность работы бэк-офиса и увеличивает операционные издержки
• Происходят избыточные затраты ресурсов и снижение производительности сотрудников вследствие неэффективности процессов

Повышение эффективности и снижении издержек в процессах бэк-офиса

Оптимизация процессов продаж, установки цен и промо-акций для снижения трудозатрат на:

• проведение большого количества корректировок/сторно по выставленным счетам
• поиск и распределение складских остатков между входящими заказами

• 100 тыс. лишних ручных операций в результате сторно/корректировки счета
• 13 дней - сдвиг даты признания ДЗ (дебиторская задолженность) по скорректированным или отсторнированным счетам
• 33% ценовых условий были введены в систему уже после начала промо-акции, что привело к корректировке цен
• 70% случаев заказов с перераспределениями по дистрибьютерам (группа клиентов с низким приоритетом) приходится на заказы, обработанные до 12:00 дня

Торговая сеть по продаже электроники
Анализируемый процесс: Продажи (B2C*)
*B2C - Business-to-Consumer «бизнес для потребителя»

• Высокий уровень отмены заказов и ошибки в их обработке приводят к систематическому увеличению издержек, снижению удовлетворенности клиентов, потере лояльности и ухудшению репутации сервиса

• Повысить эффективность и качество процессов продаж, выстроить процесс формирования изменений сквозь призму процессной аналитики и использовать Process Mining как основной инструмент сквозной диагностики

• Выявление причин неуспешного завершения заказов (отмен)
• Исследование потенциала увеличения безупречных заказов и уровня сервиса

Исследование процесса через Process Mining выявило потенциал экономии до 564 млн руб.:

• до 312 млн руб. эффект от повышения забираемости заказов, снижение уровня отмененных заказов на 5% за счет оптимизации планирования маршрутов, своевременной корректировки планируемой даты поставки, применения уведомлений при повторных перемещениях/изменениях плановой даты
• Выявлена мошенническая схема по активации недействующих скидок прошлого периода, что привело к предотвращению потерь до 252 млн руб.

Горнодобывающая компания
Анализируемый процесс: Обеспечение

• Накопление большого объема информации о сквозном процессе обеспечения. В связи с этим растет трудоемкость и длительность вовлечения персонала (в том числе бизнес-подразделений) при анализе и диагностике процессов

• Осуществить комплексный анализ фактического выполнения бизнес-процесса в ИТ-системах и найти неэффективности в исполнении процесса, а также сравнить с исходным планом

• Создание инструмента цифрового анализа сквозного процесса обеспечения
• Разработка рекомендаций и предложений по оптимизации сквозного процесса обеспечения

• Снижение объема срочных потребностей до 14%
• Сокращение трудозатрат до 20% на работу по переносу планового срока поставки

Вертикально-интегрированная металлургическая компания
Анализируемый процесс: Тендеры (SRM*)
*SRM - Supplier Relationship Management «управление отношениями с поставщиками»

• Существующая система мониторинга точечных показателей не позволяет получить целостное представление о процессе

• Создать единый инструмент для сквозного анализа процессов, который позволит системно выявлять области для оптимизации и поддерживать цикл непрерывного улучшения

• Создание платформы для обеспечения прозрачности процесса проведения торгов на тендерной площадке (SRM) и поддержки цикла его непрерывного улучшения
• Повышение эффективности процесса, разработка мероприятий по улучшению на базе созданной платформы

• 15 млн руб. / год эффект от проведения второго этапа торгов по конкурсам, где целесообразно применять инструменты доп.снижения цен

Горнодобывающая компания
Анализируемый процесс: ТОиР

• Накопление большого объема информации о процессе планирования и выполнения ремонтов, а также обслуживания оборудования. В связи с этим растет трудоемкость и длительность вовлечения персонала (в т.ч. бизнес-подразделений) при анализе и диагностике процессов

• Создать аналитический инструмент, который позволит не только осуществлять комплексный анализ фактического выполнения бизнес-процесса в ИТ-системах и находить неэффективности в исполнении процесса, но и сравнивать с исходным планом

• Создание инструмента цифрового анализа процессов ТОиР
• Разработка рекомендаций и предложений по оптимизации процессов ТОиР

• Сокращение трудозатрат на планирование до 24%
• Снижение риска отказа оборудования и риска некорректного планирования КТГ (Коэффициент технической готовности) будущих периодов
• Сокращение времени простоя оборудования до 9%

Вертикально-интегрированная металлургическая компания
Анализируемый процесс: управление и планирование автоперевозок

• Текущие отчеты и транзакции в SAP TM предоставляют лишь точечные, разрозненные показатели, не позволяющие составить целостную картину о качестве и эффективности процесса

• Создать инструмент аналитики, который поможет провести диагностику бизнес-процесса, оценить качество его выполнения в SAP TM, и выявить области для оптимизации

• Создание аналитической платформы для обеспечения прозрачности процесса управления и планирования автоперевозок (от формирования фрахтового заказа до получения счетов от экспедиторских компаний)
• Выявление потенциала оптимизации, разработка карты мероприятий

• 50 млн руб. / год подтвержденный минимальный эффект от мероприятий по снижению количества порожних пробегов
• 97 млн руб. ежегодного снижения рисков за счет оптимизации настроек SAP TM (контрольное событие до проведения счета перевозчика)

Горнодобывающая компания
Анализируемый процесс: ДО

• После трансформации процессов ОЦО необходим анализ их фактического выполнения. Учетная система ДО (документооборот) усложняет его из-за большой вариативности статусов и нерегламентированных маршрутов движения документов, невозможности системно отследить сквозной, непрерывный маршрут для некоторых типов документов

• Разработать и внедрить инструмент сквозной аналитики процесса ДО, который обеспечит видимость фактических маршрутов движения документов, унифицирует анализ их статусов и выявит отклонения от регламентированных процессов для ключевых типов документов

• Создание инструмента анализа фактического движения бухгалтерских документов и своевременности исполнения задач исполнителями (фронт и бэк-офис ОЦО, БЕ(бизнес-единицы))
• Разработка рекомендаций и предложений по оптимизации процессов бухгалтерского документооборота

• Сокращение жизненного цикла обработки документов до 6 -12 дней
• Унификация и упрощение до 11% маршрутов согласований
• Сокращение ручных операций сотрудников для 17% документов

Вертикально-интегрированная металлургическая компания
Анализируемый процесс: Управление НСИ

• Существующая система мониторинга точечных показателей не позволяет получить целостное представление о процессе

• Создать единый инструмент для сквозного анализа процессов, который позволит системно выявлять области для оптимизации и поддерживать цикл непрерывного улучшения

• Создание платформы для обеспечения прозрачности процесса управления НСИ(Нормативно-справочная информация)
• Выявление потенциала оптимизации, разработка карты мероприятий

• 4,2 млн руб. / год эффект за счет сокращения трудозатрат на повторную обработку заявок MDG и на работу с невостребованными заявками
• 7 дней сокращение времени на обработку MDG-запросов по материалам за счет сокращения объемов повторной обработки заявок